Soalan:- Komunikasi penulisan mengakibatkan penggunaan bahasa yang gramatis, huraikan dan beri dua contoh komunikasi penulisan yang berkesan.
1) Komunikasi Penulisan
Komunikasi adalah satu proses penyampaian atau pemindahan mesej dari seorang kepada orang lain. Ini adalah proses mewujudkan kefahaman orang lain mengenai mesej yang disampaikan dan kedua-duanya mepunyai kefahaman yang dikongsi bersama, komunikasi juga adalah asas kepada perhubungan interpersonal iaitu perhubungan antara seseorang dengan seseorang yang lain. Begitu juga dengan Komunikasi penulisan yang mana ia adalah satu proses penyampaian atau pemindahan mesej dari seorang kepada orang lain melalui penulisan seperti teks ucapan, surat rasmi, surat tidak rasmi, memo, surat pekeliling, surat khabar dan sebagainya. Antara contoh komunikasi penulisan yang mengakibatkan penggunaan bahasa yang gramatis :-
Komunikasi Penulisan
|
Fungsi
|
Surat tidak rasmi
|
adalah alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh individu kepada individu
|
Surat rasmi
|
ialah alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain
|
Memo
|
alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi. Penggunaan memo ini juga biasanya mengikut keadaan yang memerlukan tindakan yang segera contohnya tindakan segera untuk melaporkan diri ketempat bekerja atau memanggil mesyuarat.
|
Teks ucapan
|
Alat komunikasi yang ditulis dan digunakan oleh individu untuk berucap kepada kumpulan kelompok.
|
Surat pekeliling
|
Alat Komunikasi yang ditulis secara rasmi dan di edarkan kepada umum untuk sesuatu tindakan.
|
2)
Bahasa Gramatis
Bahasa gramatis ialah bahasa yang berasaskan atau mengikut prinsip-prinsip nahu atau tatabahasa iaitu kepatuhan atau ketepatan dengan tatabahasa.
3) Ciri-ciri komunikasi berkesan
Penggunaan bahasa yang gramatis di dalam komunikasi penulisan kadang-kadang menyebabkan mesej yang hendak disampaikan sukar difahami,
Bagi memastikan ianya akan lebih berkesan, sesuatu penulisan itu perlu menepati ciri-ciri berikut;
i) penghantar hendaklah memastikan mesej yang hendak disampaikan jelas,
ii) teliti dengan baik mesej yang hendak disampaikan menyatakan apa yang hendak dinyatakan dengan jelas dan
iii) yakin, pasti dengan kepentingan mesej itu,
iv) mendapatkan perhatian penerima,
v) menghantar pada waktu yang tepat dan sesuai,
vi) sensitif kepada maklumbalas pihak lain,
vii) kenalpasti gangguan,
viii) kurangkan gangguan.
Komunikasi yang berkesan juga berlaku apabila Mesej yang disampaikan difahami dengan tepat dan jelas oleh penerima, Makna mesej difahami dan dikongsi bersama oleh penghantar dan penerima.
4) Contoh komunikasi penulisan yang berkesan
(i) Memo (Lampiran A)
Dari segi kaedah penulisan memo tidak terikat dengan kaedah penulisan surat rasmi. Memo boleh ditulis dalam bentuk borang atau surat, ini bergantung kepada jabatan masing-masing. Gaya bahasa yang digunakan untuk menulis memo berbeza dengan gaya penulisan surat rasmi. Memo lebih memberi tumpuan kepada isi yang hendak disampaikan. Biasanya memo ditulis dengan ringkas dan padat, lembut dan berdiplomasi. Contohnya:
Bersama-sama ini dikembalikan drat memo berkenaan. Drat ini kurang memuaskan dari segi ejaan dan tatabahasa. Tuan diminta menulis semula dengan membetulkan ejaan dan tatabahasa yang telah ditanda sebelum memo ini diedarkan.
|
Bahasa yaang digunakan diatas agak keras dan kurang berdiplomasi. Dengan menggunakan bahasa yang sedemikian, ia akan menyentuh perasaan pembaca atau penerimanya. Memo tersebut boleh ditulis seperti yang berikut:
Bersama-sama ini dkembalikan drat memo berkenaan. Drat ini telahpun disemak dan dikesan terdapat sedikit kesllapan ejaan dan latabahasa seperti yang telah ditandai. Saya berharap tuan dapat membaikinya sebelum mengedarkannya.
|
Didalam penulisan memo juga banyak mengelakkan daripada menimbulkan sikap negatif kepada pembaca, tidak menimbulkan prasangka dan tidak membuat teguran secara negatif.
Berikut adalah beberapa langkah penulisan memo yang bertepatan dengan ciri-ciri komunikasi yang berkesan:-
- Merancang:
• Tujuan penulisan memo tersebut
• Mengenal pasti siapakah sasaran
• Apa yang diharapkan
• Apakah reaksi pembaca apabila membaca memo tersebut
- Menulis
• Menepati tujuannya
• Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut
• Satu isi satu perenggan
- Menyemak
• Maklumatnya adakah tepat dan betul
• Tidak menuimbulkan sikap negatif pembaca
• Konstruktif
(ii) Surat Pekeliling (Lampiran B)
Surat pekeliling adalah bertujuan untuk menjelaskan sesuatu,mempunyai tujuan dan mereka yang menerimanya perlu mengambil tindakan yang dinyatakan. Surat pekeliling dikatakan sebagai komunikasi penulisan yang berkesan kerana ia di edarkan untuk pengetahuan umum dan untuk di ambil tindakan oleh pihak-pihak tertentu. Surat pekeliling biasanya akan menerangkan segala maklumat yang pelu di ambil tindakan dan mereka yang menerimanya akan terus bertindak seperti yang dinyatakan di dalam surat.
Penutup
Komunikasi penulisan yang menggunakan bahasa rojak atau bahasa singkatan seperti sistem simpanan ringkas sms juga boleh berkesan, namun bahasa-bahasa ini kadang-kadang sukar difahami dan boleh disalah tafsir jika hendak dibandingkan dengan penggunaan bahasa yang gramatis. Penggunaan bahasa yang gramatis dalam komunikasi penulisan yang mana ianya menggunakan kosa kata tepat dan betul sukar disalah anggap atau disalah tafsir dan membawa kepada makna yang jelas. Kesimpulannya Komunikasi penulisan yang mengakibatkan penggunaan bahasa yang gramatis, lebih mudah difahami dan sangat berkesan terutamanya dalam bentuk memo dan surat pekeliling. Memo dikatakan penulisan berkesan kerana gaya bahasa yang ringkas dan mudah difahami dan lebih menumpukan kepada isi yang hendak disampaikan. Manakala surat pekeliling pula diedarkan untuk tindakan sesuatu pihak.
Bibliografi
4) Kamus Dewan Bahasa dan Pustaka, Edisi ke empat.
